E-mail atau surat elektronik merupakan alternatif cepat dan efisien untuk korespondensi. Namun dengan cara yang salah, e-mail akan terlihat tidak profesional dan mencerminkan karakter pengirim yang kurang baik.

Dalam beberapa kasus, orang sering menerima teguran dari atasan karena e-mail yang terkesan sembarangan. Beberapa tips mengirim e-mail yang profesional dan tertata dengan baik secara etiket dari ehow.

1. Pembuka
Mulailah membuka surat dengan kata sapaan. Saat ini banyak orang menyampurkan istilah inggris meskipun isi surat berbahasa Indonesia, misalnya Dear Mr. Miss. Hindarilah hal ini. Konsistenlah menggunakan satu bahasa dari pembuka hingga penutup surat. Gunakan bahasa Indonesia yang baku seperti, Yang terhormat, Bapak, Ibu, Sdra, Sdri. Menyantumkan jabatan atau posisi orang yang dituju juga disarankan. Jika surat Anda ditujukan untuk banyak orang, bisa langsung menyebut nama perusahaan.

2. Isi
Beri jarak satu baris untuk isi surat dari pembuka. Isi surat apapun isinya, baik teguran, peringatam maupun kekecewaan, jangan pernah menyantumkan kata-kata yang kasar. Kata yang berbau istilah slang, porno, sarkasme, lelucon, meremehkan, atau hal lainnya yang terkesan menyinggung perasaan orang lain. Ungkapkan fakta, bukan emosi. Jangan lupa, e-mail mudah sekali diteruskan kepada orang lain, bahkan beberapa perusahaan bisa memonitor isi e-mail yang dikirimkan dari sistem IT. Saat e-mail tersebut dicetak, bisa menjadi bukti tertulis yang waktunya tak terbatas. Jadi selalu berhati-hatilah dalam memilih kalimat.

3. Penutup
Setelah isi surat, beri jarak satu baris lagi sebelum menutupnya dengan salam hormat seperti, Hormat Saya atau istilah inggrisnya, Best Regards. Di poin ini, Anda harus menyantumkan identitas diri selengkap mungkin. Dimulai dari salam, nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, alamat perusahaan, kode pos, nomor telepon perusahaan, nomor telepon pribadi, hingga alternatif alamat e-mail.

4. Subjek
Di dalam boks subjek, cantumkanlah judul yang merangkum isi surat. Singkat dan tepat untuk memudahkan orang mengetahui garis besar isi surat.

5. Cek Ejaan
Kesalahan mengeja mencerminkan keteledoran seseorang akan hal detail dan kadang membuat sebuah kalimat terdengar rancu dan sulit dimengerti. Meskipun surat yang Anda kirimkan ditujukan kepada klien yang sudah menjadi teman atau akrab, kesalahan ejaan tetap harus diperiksa. Anda tidak akan pernah tahu bila surat tersebut akan diteruskan ke atasannya.

6. Proofread
Dalam istilah percetakan, sebelum sebuah naskah diterbitkan, ia harus mengalami proses proofread atau dibaca ulang. Luangkan waktu lebih untuk membaca kembali isi surat. Periksa selain ejaan yang salah, apakah susunan kalimatnya sudah tepat dan enak dibaca alurnya. Jika Anda sudah menekan tombol 'send' atau kirim, Anda tidak bisa memperbaiki kesalahan. Proofread juga berguna untuk mengecek apakah orang yang Anda tuju sudah benar untuk menghindari salah kirim.

7. Emoticon
Jangan pernah gunakan emoticon seperti smiley (simbol senyum) untuk memberi kesan kasual maupun rasa humor. Walaupun mereka terlihat lucu, hal ini dikategorikan tidak profesional, terkecuali memang Anda sudah kenal akrab dengan orang yang dituju. Itupun harus dibatasi penggunaannya maksimal dua emoticon.

8. BCC
BCC (Blind Carbon Copy) berguna untuk menyantumkan alamat lain tanpa memperlihatkannya kepada penerima lainnya. Bila profesi Anda mengharuskan menyantumkan banyak pihak saat mengirim e-mail, hal ini berguna untuk menjaga kerahasiaan pihak lain. Di satu sisi, BCC juga berguna untuk menghindari rasa sensitif yang tidak perlu dari pihak-pihak tertentu.

9. Formalitas
Meskipun terdengar membosankan, namun formalitas surat tetap harus dijaga. Anda akan terbiasa dengan isi surat formal jika terus menggunakannya dalam korespondesi kantor. Hal ini juga berguna untuk memberikan citra diri yang baik serta menghindarkan diri dari kesalahan surat-menyurat.

KESALAHAN DALAM MENGIRIM EMAIL.

Dalam dunia kerja, mengirim surat eletronik (e-mail) bisa menjadi rutinitas sehari-hari. Sayangnya, banyak juga orang yang mengeluhkan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dari e-mail yang diterima.

Bukan lagi permasalahan etika e-mail seperti yang dibahas di sini, namun aspek lainnya yang membuat orang tidak nyaman. Asumsikanlah surat yang Anda kirim seperti status twitter atau facebook yang bisa dibaca sejuta orang di dunia. Bisa dibayangkan bagaimana efeknya terhadap reputasi diri.

Pencitraan diri maupun isi surat bisa berkembang menjadi hal yang positif hingga negatif. layaknya facebook dan twitter, kekecewaan orang akan sesuatu kini seperti tiada batas. Secepat menekan tombol 'retweet' maupun 'forward', sebuah pembahasan akan cepat beredar. Hal ini sama efeknya dengan surat elektronik (e-mail). Dikutip dari situs Prdaily, ada beberapa hal yang bisa menyelamatkan Anda dari perbincangan buruk lewat e-mail:

1. 'Reply All'
Seringkali seseorang terburu-buru atau terlalu fokus mengerjakan sesuatu sampai salah menekan tombol 'reply all'. Reply all berarti membalas surat kepada semua pihak yang dicantumkan oleh pengirim surat. Solusinya, sebelum menekan tombol 'send', luangkan waktu sekitar 10 detik untuk melihat kembali siapa saja daftar penerima surat yang Anda tulis. Hal ini berguna untuk menghindari penerima surat yang tidak memiliki kepentingan.

Contoh kasus, seorang perekrut kerja mengajak 10 orang pelamar untuk hadir menghadiri wawancara kerja yang diadakan dalam jangka waktu tertentu. Anda termasuk di antaranya. Saat membalasnya, Anda menekan tombol 'reply all', alhasil ke-9 pelamar lainnya akan tahu isi surat Anda, mulai dari kapan Anda akan datang dan segala pertanyaan yang bersifat personal yang ditujukan kepada sang perekrut.

2. 'Auto-Fill'
Salah satu fasilitas memiliki akun e-mail adalah Anda memiliki buku telpon yang bisa diakses kapanpun hanya dengan mengetikkan alfabet di boks penerima surat. Pastikan Anda mengetikkan nama yang benar, bukan sekedar mengandalkan fasilitas auto-fill yang mengisikan nama penerima surat berdasarkan kemiripan alfabet.

3. Lelucon
Untuk alasan apapun, jangan pernah berusaha memasukkan unsur humor ke dalam korespondensi yang sifatnya bisnis. Hal ini boleh dilakukan jika Anda mengirim surat kepada seseorang yang bisa dipercaya dan tidak akan meneruskan surat Anda kepada pihak lain. Pastikan isi surat tetap formal, sopan, tertata dengan baik maksud dan tujuannya.

4. Mudah Emosi
Banyak e-mail yang bisa membuat seseorang emosi seketika dan mengirimkan balasan yang tak kalah emosional. Daripada merusak reputasi Anda, setelah menerima e-mail semacam itu, segera tinggalkan komputer sejenak dan luangkan waktu untuk menenangkan diri. Bisa juga mengobrol dengan rekan kerja yang bisa dipercaya. Setelah diri terasa tenang, kembali periksa isi surat tersebut. Emosi yang stabil akan membuat Anda membalas surat tersebut dengan isi yang hormat, dan menghindarkan diri dari kesalahpahaman.

5. Mempermalukan Diri
Mintalah teman atau rekan kerja yang bisa dipercaya untuk membaca kembali isi surat Anda sebelum dikirimkan. Ada kecenderungan dimana seorang yang menulis e-mail sendiri, ketika membaca ulang suratnya akan merasa segala sesuatunya baik-baik saja, baik dari aspek ejaan hingga susunan kalimat. Tidak ada salahnya untuk mencegah hal-hal yang bisa mempermalukan diri di kemudian hari.

6. Spiral Turun
Istilah ini lebih dikenal dengan 'downward spiral', dimana seseorang merasa tidak nyaman atau depresi yang terus-menerus dan makin bertambah akan sesuatu hal. Dalam korespondensi, seringkali maksud dan tujuan yang diuntai lewat kata-kata justru membuyarkan maksud aslinya dan menjadi melenceng. Ketimbang memperdebatkan sesuatu hal lewat e-mail dan berkutat dengan kalimat, hentikan korespondensi dan langsung hubungi orang tersebut via telpon atau tatap muka dalam sebuah pertemuan.

diambil dari www.wolipop.com